Każdy właściciel czy zarządca budynku został zobligowany do złożenia deklaracji o urządzeniach zapewniających ciepło i będzie miał na to 12 miesięcy w przypadku źródeł uruchomionych przed 1 lipca. Natomiast w przypadku nowych obiektów obowiązek ten należy spełnić w ciągu 14 dni, licząc od dnia, w którym rozpocznie się legalne użytkowanie budynku, a więc po dniu kiedy zgłoszenie o zakończeniu budowy stało się skuteczne lub decyzja o pozwoleniu na użytkowanie ostateczna.

Wójtowie, burmistrzowie lub prezydenci miast mają obowiązek wprowadzenia danych i informacji z deklaracji do CEEB w terminie 6 miesięcy od dnia otrzymania deklaracji dotyczącej źródła ciepła lub źródła spalania paliw już istniejących oraz w terminie 30 dni od dnia otrzymania deklaracji dotyczącej pierwszego uruchomienia tych źródeł.

CEEB jest ogólnopolskim systemem zbierającym dane na temat źródeł ciepła, co ma się w przyszłości przyczynić do poprawy stanu technicznego a tym samym do poprawy stanu powietrza. W systemie są zbierane informacje na temat źródeł emisji w sektorze komunalno-bytowym: indywidualne gospodarstwa domowe, niewielkie, lokalne kotłownie, warsztaty i zakłady usługowe. CEEB umożliwia także zbieranie danych dotyczących stanu energetycznego budynków oraz informacji o formach pomocy publicznej przyznanych na termomodernizację lub wymianę kotłów w budynkach.

Aby złożyć deklarację on-line trzeba mieć profil zaufany lub e-dowód. W deklaracji osoba zobowiązana wskazuje podstawowy zakres danych dotyczący jego budynku. Dla osób, które nie mogą złożyć deklaracji drogą cyfrową, istnieje możliwość złożenia jej w sposób tradycyjny, czyli albo osobiście w urzędzie gminy właściwym dla miejsca budynku, albo wysyłając pocztą na adres tego urzędu. Niedopełnienie obowiązku podlega grzywnie w wysokości nawet do 5000 zł. Nie są natomiast przewidziane sankcje za błędne wprowadzenie danych, bowiem prawidłowość wprowadzonych danych zostanie zweryfikowana przez osoby dokonujące inwentaryzacji budynku podczas innych czynności (np. przez kominiarza).

źródło: Wolterskluwer